Tips Conference Meeting Untuk Startup

Sebagaimana janji saya pada postingan Suluk Raden Kopi sebelumnya, kali ini saya akan berbagi catatan saya terkait online atau conference meeting via livestreaming.

Baca dulu: Suluk Raden Kopi (2) : Tips Bekerja dari Rumah

Sebagian pengusaha pemula atau startups, belum memiliki ruang yang representative untuk menerima tamu dan/atau kliennya. Karenanya kemudian mengadakan pertemuan di luar kantor menjadi pilihan masuk akal.

Berbagai alasan pun bisa dan harus diungkapkan kepada klien untuk menutupi keterbatasan ini. Anda bisa sampaikan bahwa pemilihan tempat dilandasi keinginan anda untuk memudahkan klien. Agar tidak terlalu jauh dari kantor, misalnya. Bahkan seorang Sandiaga Uno pun mengalami hal serupa, sebagaimana beliau ungkap dalam bukunya; Kerja Tuntas Kerja Ikhlas.

Nah, di era digital sekarang ini ada lagi pilihan selain meeting di area publik. Yaitu online meeting atau conference meeting. Meskipun di jaman sekarang menjadi jamak orang lebih melek digital, tapi tentu dalam pelaksanaannya harus juga disiasati agar optimal.

Sebagai bagian dari IDcaster (Indonesia Digital Broadcaster) alhamdulillah saya dimudahkan dengan teman-teman yang sangat berpengalaman menangani corporate meeting yang sudah pasti menuntut kualitas layanan prima.

Berdasar pengalaman itulah kemudian saya ingin berbagi tips terkait online conference meeting ini.

Ini adalah hal paling mendasar, jaringan internet. Dan, sebagai catatan, kalau selama ini kita lebih cenderung concern kepada kapasitas download, maka untuk konteks online meeting kita juga harus memperhatikan kapasitas upload kita.

Memang benar, di negara kita tercinta ini kecepatan internet masih boleh dibilang lemot. Saya dan teman-teman sendiri mengalaminya saat mengawali jasa livestreaming di tahun 2014 lalu. Betapa musuh kami yang utama bukan pesaing usaha melainkan jaringan yang lemot.

Banyak klien kami merasa belum bisa menikmati produk kami saat itu bukan karena belum membutuhkan, tapi karena kualitas livestreaming kami sangat bergantung pada kecepatan internet yang ada.

Namun seiring perkembangan industri IT di Indonesia, kini kecepatan jaringan internet sudah semakin mendukung. Bahkan, platform livestreaming itu sendiri pun berkembang. Dari sekedar aplikasi yang “nempel” pada aplikasi lainnya seperti Facebook, IG, dll. Hingga aplikasi khusus livestreaming lainnya.

Ini terkait citra usaha di mata klien. Mengingat online meeting bersifat live atau siaran langsung, maka persiapan harus sematang mungkin. Sebagaimana saya tuliskan dalam serial Suluk Raden Kopi sebelumnya, tempat khusus untuk bekerja di rumah juga sangat penting. Tempat ini juga bisa disiasati sebagai spot anda untuk mengadakan teleconference meeting dengan klien.

Saya punya pengalaman menarik dalam hal ini. Suatu ketika dalam rangka presentasi jasa layanan livestreaming kami untuk corporate meeting kita harus melakukan demo atas jasa layanan tersebut.

Kebetulan kalau ini di Tempat Nongkrong Seru alias Coffeeshop, kalau di rumah, ruangan harus disulap loh!

Karena memang kami tidak dapat melakukan presentasi tersebut secara full-team, maka jadilah salah satu dari kami di rumah mengadakan trial teleconference meeting dengan rekan-rekan yang berada di ruang rapat klien.

Karena hal itu dilakukan secara on-spot, jadi persiapan menjadi sangat minim. Alhasil beberapa komen iseng pun muncul dari klien kami; bisa nggak sih gordyn di belakang warnanya jangan itu? dll.

Sekali lagi yang perlu diingat, bahwa meskipun terasa dekat tetap saja ini adalah meeting jarak jauh. Maka kemudian tools untuk berkomunikasi dan pendukung materi rapat pun membutuhkan persiapan yang khusus.

Misalnya bagaimana menggunakan whiteboard virtual secara leluasa sehingga bisa menjadi alat bantu penjelasan sebagaimana dalam rapat tatap muka pada umumnya.

Demikian juga dengan materi, sebisa mungkin dipersiapkan sehingga bisa dipahami dengan potensi pertanyaan yang minim. Hal ini mengingat semakin banyak pertanyaan yang muncul, maka potensi miss-persepsi dikarenakan jarak pun semakin banyak.

Apabila persiapan sudah matang, jangan lupa untuk melakukan trial meeting. Ini penting, mengingat bagaimana pun juga ini layaknya pertunjukan dimana kita saling menonton. Butuh gladi-resik yang memastikan penampilan kita di mata klien akan tampak prima.

Beberapa hal yang menjadikan trial ini begitu penting diantaranya adalah:
– Kestabilan jaringan yang harus teruji
– Penggunaan aplikasi yang bisa jadi belum familiar bagi kita dan/atau klien
– Tampilan di layar yang terkadang tidak sesuai atau harus disesuaikan dengan kebutuhan.

Latihan dulu bersama tim

Dalam setiap meeting, tetap saja yang terpenting adalah notulen. Hal ini mengingat pentingnya follow up dari setiap point yang dibahas dalam rapat.

Salah satu keunggulan online meeting adalah, kita memiliki opsi untuk merekam kejadian rapat tersebut sehingga juga bisa berfungsi sebagai notulen. Selain tentu juga dokumen tertulis yang bisa dijadikan dasar tindakan kita dan klien atas hasil rapat tersebut.

Kalau Kamu Gimana?

Nah, itu dia tips untuk meeting online secara mandiri. Untuk hasil yang lebih professional, saya sarankan gunakan jasa digital broadcaster atau jasa livestreaming berpengalaman. Mereka tentu lebih menguasai tentang kebutuhan terkait online meeting ini secara lebih professional.