Sehari Sekali: Ketika Warung Kopi Mengajarkan Kita Soal Produksi Efisien

 “Saya cuma stok bahan buat hari ini, Mas. Kalau habis ya habis. Tapi hampir nggak pernah rugi.”

Kalimat itu disampaikan santai oleh Bu Tini, pemilik warung kopi di gang kecil dekat kampus. Setiap pagi ia menerima pesanan via WhatsApp dari langganan tetapnya. Nasi uduk, kopi sachet, beberapa roti bakar. Semuanya habis sebelum Dzuhur.

Dia tak pernah menyebut istilah “Just-In-Time” atau “lean production system”, tapi itulah yang sedang ia jalankan.

Produksi yang Disesuaikan, Bukan Ditumpuk – 3 Masalah Umum UMKM dalam Produksi Efisien

Banyak UMKM terjebak pada mindset lama: produksi besar = untung besar. Padahal, realitanya:

Stok Berlebih Jadi Beban

Memiliki stok barang berlebihan seringkali dianggap sebagai tanda kesiapan menghadapi lonjakan permintaan. Namun, dalam praktiknya, stok berlebih justru menjadi beban operasional. Misalnya, sebuah toko alat tulis di Purwokerto yang mengantisipasi kebutuhan musim ajaran baru dengan memesan 2.000 paket buku tulis.

Sayangnya, sekolah mitra mereka menunda kegiatan karena kebijakan zonasi, menyebabkan sebagian besar stok tidak terjual. Alhasil, gudang penuh, alur barang terhambat, dan mereka harus menyewa ruang tambahan. Beban bukan hanya dari sisi fisik, tetapi juga tenaga dan pengelolaan logistik yang semakin kompleks.

Baca juga: Tentang Perubahan dalam Bisnis dan Cara Mengatasinya

Modal Tertahan

Ketika produk sudah diproduksi tapi tidak segera terjual, maka modal yang semestinya bisa diputar kembali akan tertahan dalam bentuk barang. Contoh nyata bisa dilihat pada usaha bakery rumahan yang memproduksi kue kering menjelang lebaran. Karena pesanan tidak sesuai ekspektasi, ratusan toples kue tersimpan di rumah.

Biaya bahan, kemasan, dan waktu kerja sudah keluar—tapi tidak ada pemasukan yang masuk. Ini berdampak langsung pada arus kas: usaha jadi kesulitan membeli bahan untuk produksi harian dan harus berutang ke supplier hanya untuk bertahan.

Barang Rusak atau Kadaluwarsa

Barang yang tidak bergerak cepat di rak penyimpanan berisiko mengalami kerusakan, penurunan kualitas, atau bahkan kadaluwarsa sebelum sempat dijual. Sebuah contoh terjadi di usaha distributor minuman herbal di Yogyakarta. Mereka menyimpan terlalu banyak stok botol jamu instan karena tergiur diskon pembelian partai besar.

Sayangnya, sebagian besar produk tidak laku dalam 6 bulan, dan masa simpannya pun berakhir. Produk harus dibuang, label rusak karena kelembapan, dan biaya pembuangan serta kerugian menjadi beban tambahan. Ini bukan hanya kerugian finansial, tapi juga berdampak pada kepercayaan pelanggan jika produk kadaluwarsa sempat terjual.

Just-In-Time (JIT) mengajarkan kita untuk memproduksi saat dibutuhkan, seefisien mungkin, dan tanpa stok berlebih. Sistem ini bukan hanya milik Toyota atau pabrik raksasa. Ia bisa diterapkan oleh siapa saja yang berani menyederhanakan proses dan memercayai data harian.

7 Pemborosan dalam Lean Production: Membuang yang Tidak Bernilai

Dalam pendekatan lean production, ada 7 hal yang disebut “pemborosan” (waste/muda), yaitu:

Overproduction – Produksi Melebihi Kebutuhan

Overproduction terjadi ketika barang diproduksi lebih banyak dari yang diminta pasar, yang pada akhirnya menyebabkan penumpukan stok. Misalnya, sebuah konveksi rumahan memproduksi 500 kaos edisi Hari Kemerdekaan, padahal pesanan hanya datang sebanyak 300. Akibatnya, sisa 200 kaos tidak laku, dan modal pun mengendap dalam bentuk barang. Lebih buruk lagi jika desainnya terlalu spesifik waktu, sehingga sulit dijual kembali setelah momen lewat.

Waiting – Waktu Menunggu Tanpa Nilai Tambah

Menunggu terjadi ketika satu proses berhenti karena harus menunggu proses lain selesai, atau karena keterlambatan bahan atau tenaga kerja. Contohnya bisa dilihat pada warung makan yang menunggu gas datang dari supplier baru bisa mulai masak. Satu jam keterlambatan itu mengakibatkan pelanggan pagi kecewa dan memilih pindah ke tempat lain. Waktu tunggu ini tidak menciptakan nilai—hanya menambah frustrasi.

Transportasi Tidak Efisien – Perpindahan Barang Tak Perlu

Transportasi dianggap pemborosan jika barang harus bolak-balik antar lokasi tanpa alasan fungsional. Sebuah UMKM kerajinan tangan di Jepara mengirim bahan mentah dari gudang ke rumah produksi, lalu ke tempat finishing yang berbeda, dan terakhir ke tempat pengemasan. Akibatnya, biaya logistik membengkak, waktu habis di jalan, dan risiko kerusakan barang meningkat. Padahal semua bisa disederhanakan dengan sentralisasi proses di satu lokasi.

Baca juga: Rantai Pasokan untuk UMKM – Tantangan, Cara Mengatasi dan Strategi Tepat Guna

Overprocessing – Proses Berlebihan Tanpa Nilai Tambah

Overprocessing adalah ketika pekerjaan dilakukan secara berlebihan melebihi yang diharapkan pelanggan. Sebagai contoh, seorang fotografer UMKM mengedit foto produk sampai tiga kali revisi warna yang nyaris tak terlihat, padahal klien hanya minta “gambar jernih dan bisa dipajang di Instagram.” Waktu dan energi yang dikeluarkan tidak sebanding dengan nilai tambah yang dirasakan.

Inventory Berlebih – Stok Lebih dari Kebutuhan

Inventory berlebih menyimpan risiko rusak, kadaluwarsa, dan biaya penyimpanan. Misalnya, toko bahan kue yang menyetok 50 karung tepung terigu karena harga sedang diskon besar-besaran. Namun kapasitas penjualannya hanya 5 karung per minggu. Di minggu ke-5, kualitas tepung mulai menurun karena penyimpanan tidak ideal. Akhirnya sebagian besar tidak bisa digunakan.

Gerakan Tidak Efisien – Aktivitas Fisik Tanpa Fungsi

Gerakan pekerja yang tidak efisien, seperti bolak-balik mengambil alat, mencari dokumen, atau posisi kerja yang tidak ergonomis, termasuk pemborosan. Sebuah studio sablon manual mengalami penurunan produktivitas karena alat cetak diletakkan jauh dari meja pengering. Operator harus berjalan bolak-balik, membuang waktu hingga 2 menit per kaos. Dalam sehari, ini bisa berarti 1–2 jam waktu kerja hilang sia-sia.

Baca juga: Mengatur Ulang Bisnis dengan Atur Ulang Tata Letak – Potong Inefisiensi Alur Kerja

Cacat Produk – Produk Rusak atau Tidak Sesuai Spesifikasi

Produk yang tidak sesuai standar menyebabkan biaya tambahan: perbaikan, penggantian, atau kehilangan kepercayaan pelanggan. Contohnya, percetakan undangan yang salah cetak nama mempelai karena tidak cek ulang file desain. Semua undangan harus dicetak ulang, menghabiskan kertas, tinta, dan waktu. Pelanggan pun kecewa dan enggan merekomendasikan jasa tersebut lagi.

Bu Tini tidak punya kulkas besar. Ia tidak menunggu pelanggan datang — justru pelanggan memesan duluan. Ia hanya menyeduh kopi jika ada pesanan. Dan semua itu dilakukan tanpa aplikasi canggih, hanya pakai Google Form, WA, dan catatan kecil di dapur.

Bukankah itu bentuk lean production yang sesungguhnya?

Pelajaran dari Dapur Warung Kecil

Beberapa prinsip lean yang bisa dipetik dari usaha sederhana Bu Tini:

Pesanan Berbasis Permintaan Riil – Produksi yang Terkendali

Alih-alih menebak jumlah konsumen, warung kopi milik Bu Tini memilih hanya memasak berdasarkan pesanan nyata yang masuk melalui WhatsApp hingga pukul 08.00 pagi. Dengan pendekatan ini, ia tidak pernah mengalami overstock, bahkan saat ramai-ramainya acara kampus. “Saya tahu siapa yang pesan, berapa jumlahnya, dan jam berapa mau diambil,” katanya. Tidak ada bahan basi, tidak ada makanan terbuang. Sistem ini sederhana, tapi sangat efektif dalam menghindari pemborosan dan menjaga kesegaran produk.

Standar Proses Disederhanakan – Efisiensi di Tiap Langkah

Di dapur Bu Tini, tidak ada variasi menu yang membingungkan. Ia menyajikan lima jenis menu tetap, semua dengan bahan yang saling berbagi komponen: nasi uduk, gorengan, telur dadar, kopi tubruk, dan roti bakar. “Kalau banyak varian, saya malah repot,” ucapnya. Karena semua bahan bisa digunakan lintas menu, waktu persiapan jadi lebih singkat, gerakan dapur lebih efisien, dan kesalahan penyajian bisa diminimalkan. Inilah bentuk nyata dari standarisasi proses, yang membuat operasional kecil bisa tetap gesit.

Supplier Tetap dan Lokal – Keandalan di Balik Kesederhanaan

Setiap pagi, dua orang datang hampir bersamaan ke warung Bu Tini. Yang satu mengantar susu dalam botol kaca isi ulang, satunya lagi membawa roti tawar dari toko rumahan tak jauh dari sana. “Nggak pernah saya pakai ojek online buat bahan,” jelasnya sambil tertawa. Memilih supplier lokal bukan hanya soal hemat ongkir, tapi juga soal konsistensi waktu dan komunikasi yang cair. Ketika stok menipis atau ada kebutuhan mendadak, tinggal angkat telepon, dan 10 menit kemudian bahan sudah sampai. Model ini memperkecil kemungkinan keterlambatan, sekaligus membangun kepercayaan antar pelaku usaha lokal.

Feedback Langsung dari Pelanggan – Koreksi Harian, Bukan Tahunan

Salah satu keunggulan warung kecil adalah kedekatannya dengan pelanggan. Setiap komentar, bahkan sindiran halus, langsung sampai ke dapur. Misalnya, suatu hari seorang mahasiswa berkata, “Bu, kopinya kok encer ya hari ini?” Bu Tini langsung mengecek takaran air dan kopi yang digunakan. “Ternyata saya pakai gelas ukur yang baru, beda skala,” ceritanya. Feedback langsung seperti ini membuat sistem menjadi adaptif dan terus berkembang setiap hari. Tidak perlu survei berkala—cukup obrolan ringan sambil menyerahkan pesanan.

Baca juga: Growth Plan untuk UMKM

Lean Bukan Tentang Teknologi, Tapi Tentang Pola Pikir

Dalam kelas Manajemen Operasi, kita belajar bahwa lean system bukan soal punya sistem ERP, robotik, atau dashboard data. Lean adalah soal cara berpikir: bagaimana menghindari pemborosan dan selalu mencari nilai dari sudut pandang pelanggan.

Morgan Housel dalam Same As Ever mengingatkan bahwa hal yang tidak berubah dalam bisnis adalah keinginan pelanggan untuk merasa dihargai, dipahami, dan dilayani tepat waktu. Lean dan JIT ada untuk menjawab kebutuhan itu — dalam versi yang sederhana atau terotomatisasi sekalipun.

Penutup: Sehari Sekali, Tapi Pasti

Produksi Harian yang Terukur: Filosofi Bertahan dari Warung Kecil

Produksi harian Bu Tini tidak mencolok. Tidak ada lonjakan omset dramatis atau postingan viral tentang antrean panjang. Tapi ada satu hal yang terus terjaga: konsistensi dan keterukuran. Ia tahu berapa pelanggan tetapnya, tahu jam-jam ramai, dan tahu batas kemampuannya dalam menyajikan makanan yang segar dan tepat waktu.

Setiap hari, ia membuat keputusan kecil berbasis data sederhana—kadang hanya dari obrolan dan catatan tangan. Ia tidak memproduksi lebih dari yang bisa ia layani. Ia tidak membeli lebih dari yang bisa ia olah hari itu. Dan ia tidak menjanjikan lebih dari yang bisa ia penuhi.

Itulah sebabnya usahanya bertahan.

Dalam dunia bisnis yang kadang terlalu sibuk mengejar pertumbuhan, warung kopi kecil di ujung gang ini mengingatkan kita bahwa keberlanjutan bukan soal ekspansi besar, tapi soal menjaga irama yang pas, memperhatikan detail, dan berjalan stabil di tengah ketidakpastian. Di era yang makin cepat dan serba otomatis, pelajaran dari warung kopi kecil itu mengingatkan kita bahwa kadang, produksi terbaik bukan yang terbanyak, tapi yang paling tepat.